Máme v tom prsty – Emil Open 2021 (10. ročník)

Evropské hry handicapované mládeže Emil Open napsaly během letošního června svoji 10. kapitolu. V loňském roce jsme se poprvé zhostili zajištění online komunikace na webových stránkách a sociálních sítích Facebook, Instagram a YouTube pro tuto unikátní událost pořádané Emilovou sportovní, z.s. V rámci 10. ročníku jsme k tomu přibrali i roli koordinátora dobrovolníků a jako doplněk k marketingové činnosti také koordinaci fotografů.

Emil Open je oproti jiným velkým sportovním akcím specifický z několika hledisek. Sportovcům a všem výpravám je hrazená velká většina nákladů, a to z různých dotačních prostředků a partnerských příspěvků. Právě velké množství partnerů (během letošního ročníku jich bylo 50), spolupráce s městy a jednotlivými kraji České republiky (13) a převzetí záštit nad Hrami od veřejných orgánů a subjektů jako Senát, Poslanecká sněmovna apod. (17) vyžaduje zaměření části komunikaci i tímto směrem.

Emilova rodina

Doprovodný program je dalším specifikem oproti jiným velkým světovým nebo evropským sportovním akcím. Mimo soutěžní sportovní část nabízí Evropské hry handicapované mládeže bohaté vyžití po sociokulturní stránce či doplňkových sportovních aktivitách. Co tato část programu obnášela? Slavnostní zahajovací ceremoniál, show s Janem Krausem na podporu Nadačního fondu Emil, možnosti návštěv zoo, centra města, zábavních parků, aquacentra, divadla, projížďka na parníku na brněnské přehradě, to vše uzavřené slavnostním ukončovacím ceremoniálem.  Tuto již na Emil Open standardní nabídku v letošním roce obohatila prezentace spolků na náměstí Svobody spolu s představením různých sportů pro handicapované, koncertem Dušana Vitázka, mezistátní utkání v basketbalu na vozíku a v rugby vozíčkářů a výzvu Emil Challenge, kterou chtěl pořádající spolek spolu s Nadačním fondem Emil vyzvat k podpoře olympioniků a paralympioniků na Hrách v japonském Tokiu.

A pak tu je samotná sportovní část. Dva dny nabité sportu, ve kterých 700 sportovců ze 13 evropských zemích soutěžících v pěti sportech (atletika, plavání, stolní tenis, boccia a bocce) na čtyřech sportovištích v Brně usiluje nejenom o získání cenné medaile, ale především o překonání překážek a bariér, kterým jim jejich život vystavuje. Emil Open je přesně o tomto překonávání překážek, ale nenechte se mýlit. Samotní sportovci ani jejich doprovody mezi sebou žádný handicap nevnímají. Naopak jsou schopní si sami ze sebe i z nás „zdravých“ udělat srandu. Takže když si u stánku s kafem objednáváte espresso a jen tak si povzdechnete, že jste na kofeinu pomalu už závislí, reakce baristy o jeho závislosti na vozíku vás jednak uzemní a druhak rozesměje.

Momentka z česko-rakouského utkání v basketbalu vozíčkářů

V čem spočívala naše práce?

Všechno startuje při vyhlášení nového ročníku a startu registrací, které je na Hry dvoukolové. Vše bylo nutné odkomunikovat na jednotlivých sociálních sítích i webových stránkách, vytvořit událost na Facebooku. Vzhledem k početným doprovodným akcím, jaké byly zmíněné mezistátní zápasy nebo show Z očí do očí s Janem Krausem, nejednalo se pouze o jednu událost, ale další čtyři doprovodné události.

Úvodní den Evropských her handicapované mládeže byl naplánován na středu 23. června. Komunikační strategii jsme definovali v průběhu března a dubna, hlavní komunikaci jsme započali na začátku května při úvodní frekvenci cca čtyř příspěvků týdně na Facebooku a Instagramu. V druhé polovině května se již jednalo o každodenní příspěvky.

Červen již byl ve znamení dvou až často čtyř či pěti příspěvků denně. Komunikaci před Hrami jsme rozdělili do sedmi kategorií:

  • Vzpomínky – jelikož se jednalo o 10. ročník, bylo toto téma téměř nutností a poskytlo perfektní pojítko napříč jinými kategoriemi
  • Pozvánka – pozvánky byly spojené s komunikací samotné události, tak zvaním na další doprovodné akce spojené s Emil Open
  • Doprovodný program – prezentace kompletního doprovodného programu, do kterého se účastníci mohli přihlásit a zapojit
  • Sponzoři a partneři – vzhledem k typu akce nezbytná součást celé komunikace
  • Dobrovolníci –  podpora náboru dobrovolníků
  • Výzva Emil Challenge – komunikace události na podporu olympioniků a paralympioniků v Tokiu
  • Z očí do očí s Janem Krausem – představení samotné show na podporu Nadačního fondu Emil, představení účinkujících
Tým Emil Open 2021

Výraznou pomocí se v tomto případě ukázalo spárování Instagramu s Creator Studiem od Facebooku, tudíž šly veškeré příspěvky plánovat dle libosti a vše pohodlně připravovat a upravovat na desktopu. Mohli jsme tak daleko lépe pracovat s obsahem a obsah v podobě fotek, které nebyly vhodné pro jednu sociální síť, nahradit jinými a především na Instagramu tak i nadále pracovat se čtvercovým zobrazením. Creator Studio se v tomto případě osvědčilo několikrát. Především to je jedna z mála možností, jak na Facebooku, který neustále mění prostředí pro business práci, publikovat vícejazyčný obsah.  Což v případě Emil Open a českých i anglických příspěvků byla nutnost. V průběhu Her nám (a možná nejenom nám) přestalo zcela fungovat nahrávání videí přes Publishing tools (Nástroje pro zveřejňování) a tak jsme již pracovali čistě přes Creator Studio. Škoda jen, že stále není dotažené odložené publikování fotoalb.

Náš plán na čtyřdenní maraton byl jasný. Zachytit v co největším měřítku veškeré dění kolem Evropských her. K dispozici jsme k sobě měli tým osmi fotografů, jejichž koordinaci značně zkomplikovaly jejich jiné priority. Ač výhradně pracujeme s různými nástroji a nejlépe sdílenými dokumenty, papír propiska a fixky se pro plánování jednotlivých stanovišť pro konkrétní fotografy a fotografky ukázala jako nejlepší volba.

Technologie máme rádi, ale papír je papír

A jak se nám vytyčený cíl vydařil? Zde je pár čísel a zajímavostí:

  • od začátku komunikace do konce Evropských her handicapované mládeže jsme vypublikovali celkem 170 příspěvků na Facebooku a 102 příspěvků na Instagramu
  • na Facebooku jsme vytvořili 14 fotoalb, do kterých jsme nahráli 2 500 fotek
  • z vypublikovaných příspěvků na Facebooku bylo celkem 46 videí
  • celkový čistě organický dosah příspěvků na Facebooku činil 81 758 uživatelů (oproti předchozímu období nárůst o 894 %)
  • vyvolaný zájem o příspěvky na Facebooku byl 26 470 (oproti předchozímu období nárůst o 1063 %)
  • na Instagramu, kde jsme mimo jiné zprovoznili IGTV, jsme vypublikovali 102 příspěvků (zpravidla carouselů fotek nebo videí)
  • v průběhu her jsme zveřejnili 192 Instastories, která byly přímo přesdílena také na Facebook
  • za období jednoho měsíce jsme oslovili 2 875 účtů (nárůst o 790%) a příspěvky získaly celkem 1 290 reakcí (lajky nebo komentáře) (nárůst o 533%)
  • na YouTube kanál jsme nahráli 46 videí, která byla následně crosspostována do videogalerie na webu
  • na webu jsme zveřejnili 11 psaných novinek, 17 alb, do kterých bylo nahráno přes 2 000 fotografií a 13 zmínek z různých médií (oproti předchozímu roku zde nebyl takový tlak na PR aktivity a značně se snížil počet publikovaných příspěvků)

Autor & foto: Michal Jilka